第1回EXCELで作った名簿をAccessではがき印刷ーその3

レポートのデザインを変更して特定のデータのみ印刷する

ACCESSのレポートで特定のデータを印刷する方法は2種類あります。
レコードソースを変更する方法とフィルターを利用する方法です。
今回はレコードソースを変更する方法について説明します。
また、パラメータを利用した方法についても解説します。

まずは、「性別が男」の人だけを印刷する設定をしてみます。
    レポートデザイン
  1. レポートの「名簿」で右クリック
  2. デザインビューを選択
  3. レポートデザインプロパティ
  4. 画面右側に「プロパティ」が表示されます。
  5. 「レコードソース」「名簿」の右側「・・・」をクリックします。
  6. クエリビルダー
  7. 「テーブルを基にして・・・」で「はい」を選択します。
  8. クエリフィールド追加
  9. 画面上側「名簿」の枠に表示されている「*」をダブルクリックします。
  10. 「フィールド」の欄に「名簿.*」と表示されます。
    ※この「*」アスタリスクは全てのフィールドを意味します。
  11. クエリフィールド追加2
  12. 画面上部「性別」をダブルクリックし、フィールド欄に追加します。
  13. 「表示」のチェックを外します。
    ※チェックを外さないと「性別」のフィールドが2つになり、うまく動作しません。
  14. 抽出条件に「男」と入力します。
    ※ダブルクォーテーションは自動で入力されます
  15. タブを閉じます。
  16. SQLの変更確認
  17. 「SQLステートメントの変更・・・」画面で「はい」をクリックします。
  18. レポートのデザインを閉じます。
  19. 「はい」をクリックします。
  20. これで、「性別が男」だけが印刷される設定が終了しました。
    試しに、レポートをプレビューで開いて確認してください。

パラメータを利用して特定のデータのみ印刷する

前記の方法で、特定のデータを印刷するには毎回レコードソースを変更しますので面倒です。
これをちょっと工夫するだけで、条件を入力する事で特定のデータを印刷する事ができます。
上記の10番「男」と入力するところを[性別は?]と入力するだけです。
※半角のカッコ[]で囲ってください。
レポートデザインのパラメータ

レポート開いてみると、「パラメータの入力」とポップアップされます。
パラメータの入力
ここで、男と入力すれば男だけ、女と入力すれば女だけ印刷されます。

部分一致にはワイルドカードを利用

氏名で検索する場合には下図の様に「Like」と「*」ワイルドカードを使います。
部分一致
Like "*" & [氏名は?] & "*"」これで、氏名がポップアップで入力された文字と部分一致するデータのみが印刷されるようになります。
ちなみに「Like [氏名は?] & "*"」と入力すると、先頭一致となり、苗字での印刷に利用できます。

条件が数字の場合、「=」等しい(省略可)、「>」より大きい、「<」より小さいとその組み合わせの「>=」以上、「<=」以下、が利用できます。
文字列の場合には「=」等しい以外には「Like」と「*」アスタリスクを組み合わせます。